Fachportal mit Recherche & Newsletterlogik
Ein Fachportal aus Freiburg macht Wettbewerbe mit gezielter Recherche, differenzierten Zugriffsrechten und individuell gefilterten Newslettern zugänglich.
Herausforderung
Das Fachportal musste sehr unterschiedliche Informationsbedürfnisse und Berechtigungen zusammenführen. Abonnenten sollten im vollständigen Katalog aus Ausschreibungen und Ergebnissen recherchieren können, während freie Besucher nur begrenzten Zugriff erhielten. Zugleich waren täglich neue Daten zu verarbeiten und für viele Empfänger nach individuellen Kriterien aufzubereiten. Auch geschützte, vollständig digitale Wettbewerbsverfahren mussten sich in das Gesamtangebot einfügen.
Lösung
Entstanden ist eine zentrale Plattform, die Ausschreibungen, Wettbewerbsergebnisse, redaktionelle Inhalte, Planmaterial, Büroprofile und Stellenangebote strukturiert erschließt. Ein abgestuftes Zugriffskonzept stellt Abonnenten erweiterte Recherche- und Downloadmöglichkeiten bereit, ohne freie Besucher auszuschließen. Persönliche Filter versorgen Nutzer automatisiert mit relevanten Neuigkeiten. Ergänzend können Ausschreibungen über geschützte Teilnehmerbereiche nach standardisierten Abläufen vollständig digital begleitet werden.
Struktur und Funktionen des Projekts
Technische Ausgangslage
Ausschreibungsdaten aus einer europäischen Datenquelle mussten regelmäßig per Schnittstelle übernommen, vereinheitlicht und mit redaktionellen Inhalten verknüpft werden. Hinzu kamen umfangreiche Katalogrecherchen, abgestufte Zugriffsrechte sowie der tägliche Versand vieler individuell gefilterter Newsletter an Abonnenten und eines allgemeinen Newsletters an freie Nutzer.
Umsetzung
Die technische Lösung verbindet den automatisierten Datenimport mit einer strukturierten Fach- und Ergebnisdatenbank. Rollen und Abonnementstatus steuern, welche Ausschreibungen, Ergebnisse, Downloads und Archivbereiche ein Nutzer sehen darf. Für jeden Abonnenten werden gespeicherte Filterkriterien gegen die aktuellen Inhalte geprüft und daraus täglich persönliche Newsletter erzeugt; freie Nutzer erhalten eine allgemeine Auswahl. Eine zusätzliche Verfahrenslösung bildet standardisierte Wettbewerbe mit geschützten Teilnehmerbereichen vollständig online ab. So greifen Datenübernahme, Recherche, Rechteprüfung, Benachrichtigung und digitale Verfahrensführung in einem System ineinander.
Wettbewerbsdaten zentral strukturieren und recherchierbar machen
Die Grundlage des Fachportals bilden umfangreiche Daten zu Ausschreibungen und Wettbewerbsergebnissen. Diese stammen aus einer externen europäischen Datenquelle und müssen regelmäßig übernommen werden. Die gelieferten Informationen sind jedoch nicht unmittelbar für eine komfortable Recherche innerhalb des Portals geeignet.
Die importierten Daten werden deshalb in einer eigenen fachlichen Struktur gespeichert und für die Nutzung im Portal aufbereitet. Ausschreibungen, Ergebnisse und zugehörige Merkmale stehen anschließend als strukturierte Datensätze zur Verfügung und können nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert und miteinander in Beziehung gesetzt werden.
Damit entsteht aus einer externen Datenquelle ein dauerhaft nutzbarer eigener Datenbestand. Neue Datensätze können regelmäßig automatisiert ergänzt werden, während Recherche, Darstellung und weitere Funktionen des Portals auf einer einheitlichen Datenstruktur aufbauen.
Recherche mit differenzierten Zugriffsrechten
Das Fachportal richtet sich sowohl an frei zugreifende Besucher als auch an Abonnenten. Beide Gruppen sollen auf denselben Bestand an Ausschreibungen und Ergebnissen zugreifen können, allerdings mit unterschiedlichen Möglichkeiten bei Recherche, Detailinformationen und Downloads.
Die Webanwendung verbindet deshalb die Such- und Filterfunktionen mit einem abgestuften Berechtigungskonzept. Abhängig vom Benutzerstatus werden bestimmte Informationen, Recherchefunktionen und Downloads freigeschaltet oder eingeschränkt. Die eigentlichen Wettbewerbsdaten müssen dafür nicht mehrfach gepflegt oder in getrennten Bereichen vorgehalten werden.
So entsteht ein gemeinsames Rechercheportal, dessen Funktionsumfang sich nach den jeweiligen Zugriffsrechten richtet. Neue Inhalte stehen unmittelbar innerhalb derselben Suchstruktur zur Verfügung und können sowohl für den offenen Bereich als auch für das erweiterte Angebot der Abonnenten genutzt werden.
Personalisierte Newsletter aus gespeicherten Filtern erzeugen
Nicht jeder Abonnent interessiert sich für dieselben Wettbewerbe. Statt allen Empfängern einen identischen Newsletter zu senden, können Nutzer persönliche Kriterien festlegen, die ihrem jeweiligen Recherchebedarf entsprechen.
Diese Filtereinstellungen werden gespeichert und regelmäßig mit den neu eingegangenen Wettbewerbsdaten abgeglichen. Das System ermittelt daraus automatisch die für den jeweiligen Abonnenten relevanten Inhalte und erzeugt einen individuell zusammengestellten Newsletter. Die redaktionelle Pflege eines separaten Newsletters für jeden Interessenschwerpunkt entfällt.
Damit werden Datenimport, Recherche und Kommunikation miteinander verbunden: Ein neuer Datensatz wird einmal übernommen und strukturiert gespeichert und kann anschließend automatisch sowohl im Portal als auch im personalisierten Newsletter des passenden Empfängers erscheinen.
