Produktkataloge automatisch aus Produktdaten erstellen
Produktinformationen liegen häufig bereits strukturiert vor – trotzdem werden Kataloge, Preislisten oder Datenblätter noch manuell zusammengestellt.
Ich entwickle Lösungen, mit denen sich diese Dokumente direkt aus zentral gepflegten Produktdaten erzeugen und bei Änderungen aktualisieren lassen.
Wenn Produktdaten und Katalog getrennt gepflegt werden
Produktinformationen werden häufig bereits für Website, Shop oder interne Systeme gepflegt. Für einen Produktkatalog werden dieselben Inhalte trotzdem noch einmal zusammengestellt, in ein Layout übertragen und bei Änderungen manuell aktualisiert.
Je umfangreicher das Sortiment wird, desto aufwendiger und fehleranfälliger wird diese doppelte Pflege.
Produktdaten werden mehrfach gepflegt
Bezeichnungen, technische Daten, Preise, Bilder oder Beschreibungen müssen an verschiedenen Stellen aktuell gehalten werden. Änderungen werden dadurch unnötig aufwendig.
Änderungen müssen in den Katalog übertragen werden
Neue Produkte, geänderte Preise oder technische Angaben müssen im Katalog erneut angepasst werden – auch wenn die aktuellen Informationen an anderer Stelle längst vorhanden sind.
Neue Katalogversionen kosten Zeit
Unterschiedliche Sortimente, Sprachen oder Preisstände führen schnell zu mehreren Katalogvarianten, die einzeln erstellt und kontrolliert werden müssen.
Ein Katalog muss nicht jedes Mal neu zusammengesetzt werden
Wenn Produktinformationen strukturiert vorliegen, können sie zur Grundlage für unterschiedliche Dokumente werden. Texte, technische Daten, Preise und Bilder werden nicht für jeden Katalog erneut zusammengetragen, sondern aus der vorhandenen Datenbasis übernommen.
Ändern sich die Produktdaten, steht damit auch für die nächste Katalogausgabe der aktuelle Stand zur Verfügung.
So wird aus einem manuell gepflegten Dokument ein wiederholbarer Prozess.
So entsteht ein Produktkatalog aus zentralen Daten
Grundlage ist eine strukturierte Datenbasis mit den Informationen, die im Katalog benötigt werden. Daraus werden die gewünschten Produkte und Inhalte ausgewählt und nach definierten Regeln in das vorgesehene Layout überführt.
01 Produktdaten
Texte, technische Eigenschaften, Preise, Bilder und weitere Produktinformationen liegen strukturiert an einer zentralen Stelle vor.
02 Auswahl
Für den jeweiligen Katalog wird festgelegt, welche Produkte, Sortimente, Sprachen oder Preisstände ausgegeben werden sollen.
03 Layout und Regeln
Die Daten werden mit einem definierten Layout verbunden. Regeln bestimmen beispielsweise, welche Informationen erscheinen und wie unterschiedliche Produkttypen dargestellt werden.
04 Katalog erzeugen
Aus Daten, Auswahl und Gestaltung entsteht der fertige Produktkatalog als PDF – reproduzierbar und mit dem aktuellen Datenstand.
Vorhandene Produktdaten als Grundlage nutzen
Für die automatisierte Katalogerstellung müssen Produktinformationen nicht neu erfasst werden. Häufig sind die benötigten Daten bereits vorhanden – beispielsweise in Excel-Tabellen, Datenbanken, einem Shop, einer Website oder einem bestehenden PIM-System.
Diese Daten können übernommen und in Pimcore oder OpenDXP in eine einheitliche, für die weitere Verarbeitung geeignete Struktur gebracht werden.
Ein Datenbestand – unterschiedliche Kataloge und Dokumente
Sind Produktinformationen strukturiert vorhanden und Gestaltung sowie Ausgabe davon getrennt, muss daraus nicht immer derselbe Katalog entstehen. Dieselben Daten können für unterschiedliche Sortimente, Zielgruppen oder Dokumenttypen verwendet werden.
Gestaltung bleibt Gestaltung
Automatisierte Katalogerstellung bedeutet nicht, dass alle Seiten gleich aussehen oder Gestaltung durch Technik ersetzt wird. Das Layout wird einmal definiert und anschließend mit den jeweiligen Produktdaten verbunden.
Layouts definieren
Seitenaufbau, Typografie, Abstände, Farben und Bildgrößen werden für die jeweiligen Seitentypen festgelegt.
Produkttypen unterschiedlich darstellen
Unterschiedliche Produktgruppen können eigene Darstellungsregeln erhalten, wenn sie andere Informationen oder Seitenaufbauten benötigen.
Kapitel und Reihenfolge steuern
Produkte lassen sich nach Kategorien, Sortimenten oder anderen Kriterien gruppieren und in einer definierten Reihenfolge ausgeben.
Ausnahmen ermöglichen
Wo einzelne Seiten besondere Anforderungen haben, können diese gezielt berücksichtigt werden, ohne den gesamten automatisierten Prozess aufzugeben.
Welche technische Grundlage dafür sinnvoll ist
Wie die Katalogautomatisierung technisch umgesetzt wird, hängt davon ab, wo die Produktinformationen heute liegen und wie sie gepflegt werden. Nicht jedes Projekt benötigt dafür ein neues PIM-System oder eine komplett neue Datenbasis.
Vorhandene Daten weiterverwenden
Sind Produktinformationen bereits ausreichend strukturiert vorhanden, kann die Katalogerstellung auf dieser Basis aufgebaut werden. Entscheidend ist, dass die benötigten Daten zuverlässig ausgelesen und verarbeitet werden können.
Daten zentral strukturieren
Werden Produktinformationen heute an vielen Stellen oder in schwer nutzbaren Formaten gepflegt, kann es sinnvoll sein, zunächst eine gemeinsame Datenstruktur zu schaffen. Wie umfangreich diese sein muss, hängt vom konkreten Projekt ab.
Pimcore oder OpenDXP als Grundlage
Bei umfangreichen Sortimenten, vielen Eigenschaften, Beziehungen, Sprachen oder weiteren Ausgabekanälen können Pimcore oder OpenDXP die zentrale Produktdatenbasis bilden. Der PDF-Katalog ist dann einer von mehreren Kanälen, die auf dieselben Daten zugreifen.
Was sich durch die Automatisierung verändert
Der wesentliche Unterschied liegt nicht nur darin, dass ein PDF automatisch erzeugt wird. Vor allem verändert sich der Prozess davor: Produktinformationen müssen nicht für jede neue Ausgabe erneut zusammengesucht, übertragen und formatiert werden.
Katalog manuell erstellen
- Produktinformationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen
- Daten und Texte in das Layout übertragen
- Bilder und technische Angaben zuordnen
- Seiten kontrollieren und korrigieren
- Änderungen anschließend erneut übertragen
- Neue Varianten wieder separat erstellen
Katalog aus Produktdaten erzeugen
- Produktinformationen an ihrer vorgesehenen Stelle pflegen
- Produkte und gewünschte Ausgabe auswählen
- Katalog nach definierten Regeln erzeugen
- Ergebnis kontrollieren
- bei Änderungen eine aktualisierte Ausgabe erstellen
Wann lohnt sich Katalogautomatisierung?
Je häufiger Produktinformationen geändert und Kataloge neu erstellt werden müssen, desto interessanter wird ein automatisierter Prozess. Besonders sinnvoll ist er dort, wo sich wiederkehrende Arbeit aus strukturierten Daten ableiten lässt.
Wie aus einem bestehenden Katalog ein automatisierter Prozess wird
Am Anfang steht nicht die Technik, sondern der bestehende Katalogprozess: Woher kommen die Produktinformationen? Wie wird der Katalog heute erstellt? Welche Varianten gibt es und welche Teile der Gestaltung folgen wiederkehrenden Regeln?
Katalogautomatisierung kann schrittweise entstehen
Nicht jeder Katalogprozess muss von Anfang an vollständig automatisiert werden. Oft ist es sinnvoller, mit einer klar abgegrenzten Ausgabe zu beginnen und die Lösung anhand der tatsächlichen Anforderungen weiterzuentwickeln.
Mit einem konkreten Katalog starten
Ein bestehender Produktkatalog kann den Ausgangspunkt bilden. An ihm lässt sich klären, welche Daten benötigt werden, welche Layoutregeln wiederkehren und welche Besonderheiten berücksichtigt werden müssen.
Daten und Ausgabe sauber trennen
Im ersten Schritt werden die Produktdaten strukturiert, die für den konkreten Katalog benötigt werden. Die zentrale Datenbasis kann anschließend erweitert werden, wenn weitere Produkte, Informationen oder Ausgaben hinzukommen.
Später weitere Ausgaben ergänzen
Ist die Grundlage geschaffen, können weitere Sortimente, Sprachversionen, Preislisten, Datenblätter oder andere Dokumente hinzukommen, wenn dafür ein konkreter Bedarf entsteht.
FAQ
Brauche ich für die Katalogautomatisierung ein PIM-System?
Nein. Entscheidend ist zunächst, ob die benötigten Produktinformationen ausreichend strukturiert vorliegen und zuverlässig verarbeitet werden können. Bei umfangreichen Produktdaten und mehreren Ausgabekanälen kann ein PIM wie Pimcore oder OpenDXP sinnvoll sein, ist aber keine grundsätzliche Voraussetzung.
Muss mein bestehender Produktkatalog neu gestaltet werden?
Nicht zwingend. Ein vorhandenes Erscheinungsbild kann als Grundlage für die automatisierte Ausgabe dienen. Dabei wird geprüft, welche Layouts und Seitentypen sich als wiederkehrende Regeln abbilden lassen und wo individuelle Gestaltung notwendig bleibt.
Können auch Preislisten und Datenblätter automatisch erzeugt werden?
Ja. Wenn die benötigten Informationen strukturiert vorliegen, können neben Produktkatalogen beispielsweise Preislisten, Produktdatenblätter oder unterschiedliche Sortimentsausgaben erzeugt werden.
Sind unterschiedliche Sprachversionen möglich?
Ja, sofern die benötigten Inhalte in den jeweiligen Sprachen vorhanden sind. Dann können unterschiedliche Sprachversionen auf dieselben Produktstrukturen und Layoutregeln zurückgreifen.
Was passiert, wenn sich Produktdaten ändern?
Die geänderten Informationen stehen für eine neue Ausgabe zur Verfügung. Statt die Änderung zusätzlich im Katalog nachzupflegen, wird eine aktualisierte Version auf Basis des neuen Datenstands erzeugt.
Können einzelne Katalogseiten individuell gestaltet werden?
Automatisierung und individuelle Gestaltung schließen sich nicht grundsätzlich aus. Wiederkehrende Seitentypen können regelbasiert erzeugt werden, während besondere Seiten oder Inhalte gesondert behandelt werden können. Wie weit das sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Katalog ab.
Können vorhandene Excel- oder CSV-Daten verwendet werden?
Das kann möglich sein. Entscheidend ist weniger das Dateiformat als die Qualität und Struktur der darin enthaltenen Produktinformationen. Vorhandene Daten werden deshalb zunächst daraufhin geprüft, ob und wie sie für einen automatisierten Prozess verwendet werden können.
Lohnt sich die Automatisierung auch für einen kleinen Katalog?
Nicht unbedingt. Bei wenigen Produkten, seltenen Änderungen und vielen individuell gestalteten Seiten kann eine klassische Erstellung wirtschaftlicher sein. Interessant wird die Automatisierung vor allem bei wiederkehrenden Ausgaben, größeren Sortimenten oder häufigen Änderungen.
Produktkatalog nicht jedes Mal neu zusammensetzen
Sie erstellen Produktkataloge, Preislisten oder Datenblätter regelmäßig aus bereits vorhandenen Produktinformationen? Ich schaue mir Ihren bisherigen Prozess und die vorhandenen Daten an und prüfe mit Ihnen, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen.
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