Warum viele Unternehmen ihre Produktinformationen doppelt pflegen

Viele Unternehmen pflegen dieselben Produktinformationen an mehreren Stellen – im PDF, auf der Website, im Shop oder in Preislisten. Das kostet Zeit und führt schnell zu widersprüchlichen Daten. Warum nicht das PDF das Problem ist, sondern der Weg dorthin, zeigt dieser Beitrag.

Fast jedes Unternehmen kennt diese Situation:

Ein neuer Produktkatalog wird erstellt, Texte werden überarbeitet, Bilder ausgetauscht, technische Daten ergänzt.

Nach einigen Wochen ist alles fertig. Das PDF sieht gut aus und der Vertrieb freut sich. Eigentlich könnte man zufrieden sein.

Doch genau an diesem Punkt beginnt oft das eigentliche Problem.

Denn Produkte verändern sich ständig. Kaum ist der Katalog veröffentlicht,

ändern sich Preise,
kommen neue Produkte hinzu,
ändern sich technische Daten,
wird ein Bild ersetzt,
entfällt eine Variante.

Jetzt stellt sich die Frage: Wo muss diese Information überall geändert werden?

Häufig lautet die Antwort:

im PDF,
auf der Website,
im Shop,
im ERP,
in Preislisten,
in Datenblättern,
in Angeboten.

Obwohl überall dieselbe Information verwendet wird, wird sie mehrfach gepflegt.

Das PDF ist plötzlich die Wahrheit

In vielen Unternehmen passiert etwas Interessantes. Irgendwann arbeitet niemand mehr mit den eigentlichen Produktdaten, stattdessen suchen alle im PDF, der Vertrieb, das Marketing, der Kundenservice, teilweise sogar die eigene Entwicklung.

Das PDF wird zur Informationsquelle, dabei war es ursprünglich nur als Ausgabe gedacht.

Das eigentliche Problem ist nicht das PDF

Ein PDF erfüllt viele Aufgaben hervorragend, denn es lässt sich verschicken, es kann gedruckt werden und es sieht auf jedem Rechner gleich aus.

Daran ist nichts falsch. Schwierig wird es erst, wenn Informationen zunächst im PDF entstehen und anschließend wieder in andere Systeme übernommen werden müssen.

Dann wird aus einer Veröffentlichung plötzlich eine Datenquelle, und genau dafür wurde ein PDF nie entwickelt.

Jede Änderung kostet unnötig Zeit

Viele kleine Änderungen wirken harmlos - ein neues Produktfoto, eine geänderte Lieferzeit, ein korrigierter Produktname oder eine zusätzliche Eigenschaft.

Doch jede Änderung löst denselben Prozess aus: Jemand öffnet die Layout-Datei und exportiert ein neues PDF, lädt die Datei auf die Website und informiert den Vertrieb und aktualisiert (sofern vorhanden) vielleicht noch den Shop.

Aus einer kleinen Änderung wird schnell eine halbe Stunde Arbeit, oder mehr.

Das eigentliche Ziel ist nur eine Information

Dabei möchte man eigentlich etwas ganz anderes: Nicht mehrere Dokumente aktualisieren, sondern lediglich sagen dass dieses Produkt jetzt eine andere Lieferzeit hat oder dieses Bild nun das bisherige ersetzt.

Diese Information sollte eigentlich genau einmal geändert werden, alles andere sollte automatisch folgen.

So arbeiten strukturierte Inhalte

Moderne Systeme trennen Inhalte von ihrer Darstellung. So muss die Information nur einmal gepflegt werden und kann gleichzeitig erscheinen:

auf der Website,
im Onlineshop,
im Produktdatenblatt,
im PDF-Katalog,
in Preislisten,
in einer App,
bei Handelspartnern.

Das PDF verschwindet dabei nicht, es wird lediglich automatisch aus denselben Daten eine neue Datei generiert.

Das verändert auch die Zusammenarbeit

Plötzlich müssen Marketing und Vertrieb nicht mehr darüber sprechen, welche PDF-Version aktuell ist, denn es gibt nur noch einen Datenbestand. Der Vertrieb arbeitet mit denselben Informationen wie die Website, der Shop zeigt dieselben Daten wie der Katalog. Änderungen werden nachvollziehbar und Fehler werden seltener.

PDFs bleiben wichtig

Ich glaube nicht, dass PDFs verschwinden werden, denn viele Kunden möchten Unterlagen herunterladen. Auch Vertriebsgespräche funktionieren mit einem gedruckten Katalog oft besser. Auch Datenblätter werden weiterhin benötigt.

Der Unterschied liegt an einer anderen Stelle. Das PDF sollte das Ergebnis Ihrer Produktdaten sein und nicht deren Ursprung.

Fazit

Ein PDF ist ein hervorragendes Format, um Informationen weiterzugeben, aber es ist kein gutes Werkzeug, um Informationen dauerhaft zu verwalten. Je größer ein Sortiment wird und je mehr Kanäle genutzt werden, desto mehr Aufwand entsteht durch doppelte Pflege.

Deshalb lohnt es sich oft, nicht zuerst über einen neuen Katalog nachzudenken.

Sondern darüber, wo die Informationen eigentlich entstehen sollten.